COUTOT-ROEHRIG dans un contexte de société numérique accorde une place de choix à la protection des données personnelles. La présente notice vise à fournir les informations nécessaires sur la manière dont COUTOT-ROEHRIG, société ayant son siège au 21 Boulevard Saint-Germain à PARIS (75005), protège les données personnelles. 

Au titre du RGPD[1] et de la Loi Informatique et Libertés modifiée (LIL), nous informons que nous sommes responsables de la collecte et du traitement des données personnelles que nous utilisons dans le cadre de nos activités détaillées ci-dessous. 

La présente notice vise à fournir les informations sur les données que nous collectons, la façon dont nous les obtenons, les finalités de leur collecte, les personnes auxquelles elles peuvent être transférées, la durée de leur conservation et les différents droits dont disposent les personnes au titre de la règlementation susvisée.

Mise à jour le 15/01/2020

[1] RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.  

Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable du traitement est :
COUTOT-ROEHRIG SA
21 boulevard St Germain   75005 PARIS
01 44 41 80 80

Pour quelles finalités traitons-nous les données personnelles ?

Nous collectons et utilisons les données personnelles strictement nécessaires à l’exécution des missions qui nous sont confiées dans le cadre de nos activités de :

  • Recherche d’héritiers à la demande d’un mandant.
  • Gestion de successions en qualité de mandataires des héritiers
  • Recherche de bénéficiaires de comptes non-réclamés et de contrats d’assurance vie en déshérence conformément à la loi Eckert[2]
  • Vérifications de dévolution successorale
  • Recherche de l’origine de propriété des biens vacants et sans maître
  • L’enrichissement et la fiabilisation de données

[2] La loi relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d’assurance vie en déshérence, dite loi Eckert, est une loi française promulguée en juin 2014. Elle est la suite logique du contrôle par l’État, amorcé en 2008, de la gestion des comptes bancaires inactifs.

Sur quels fondements juridiques traitons-nous des données personnelles ?

Conformément à l’article 6 du RGPD, le traitement de données repose sur :

  • Une base contractuelle pour la révélation de successions, d’actifs ou de justifications de droits, les mandats de représentation des héritiers.
  • La poursuite de nos intérêts légitimes qui sont notamment :
    • L’exécution d’un mandat reçu d’un office notarial d’une banque, d’un assureur ou de toutes personnes ayant un intérêt direct et légitime.
    • La conservation de la preuve du règlement d’une succession ou d’autres opérations de règlement de succession
    • La gestion des bases de données et archives permettant la recherche généalogique.

Quelles données personnelles traitons-nous dans le cadre de nos activités ?

Pour la réalisation de notre mission, nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données à caractère personnel sur les héritiers, leurs familles et les mandants. Il s’agit des informations suivantes :

  • Informations d’identification et de contact
  • Coordonnées
  • Situation familiale
  • Lien de parenté avec l’héritier
  • Etat civil complet (actes…)
  • Eléments financiers afférents au règlement (RIB…)

Nous ne traitons la donnée de santé liée à un handicap éventuel avec le consentement préalable de la personne concernée uniquement lorsqu’elle est nécessaire à la liquidation d’une succession en vue de la prise en compte des abattements fiscaux y afférents.

Comment collectons-nous les données personnelles ?

Les données que nous traitons peuvent être collectées directement auprès des personnes concernées par notre formulaire de contact sur notre site web ou notre fiche de renseignements familiaux.

La collecte est également indirectevia l’un des membres de la famille de la personne concernée qui a pu renseigner notre fiche de renseignements familiaux ou bien via nos bases de données internes constituées à partir de documents administratifs librement communicables, des documents acquis licitement auprès de tiers, notamment :

  • Les Bases locales d’archives (registres d’état-civil, tables décennales …)
  • Les bases avis de décès presse ;
  • Les données hypothécaires ;
  • Les bases de naissance et de décès de l’INSEE ;
  • Les fichiers de filiation ;
  • Les bases de recensements de la population ;
  • Les registres matricules ;
  • L’enregistrement (données de succession et absence), tables de succession ;
  • Les annuaires téléphoniques ;
  • Les fichiers électoraux anciens ;
  • Le Système d’Immatriculation des Véhicules

La société COUTOT-ROEHRIG est agréée (licence n°2019-165 en date du 22 octobre 2019) par le Ministère de l’Intérieur (art. L.330-5 du code de la route) et dispose à ce titre d’une licence l’autorisant à effectuer un traitement des données à caractère personnel issues du SIV à des fins d’enquêtes et de prospections commerciales.

Qui sont les destinataires des données personnelles ?

Pour exécuter les finalités ci-dessus, nous sommes susceptibles de communiquer les données personnelles uniquement :

  • En interne : Aux collaborateurs habilités à procéder au traitement des données personnelles et astreints à une obligation de confidentialité.
  • A nos sous-traitants et mandants à savoir :
    • Les partenaires, les prestataires de services et sous-traitants exécutant des activités pour notre compte notamment les correspondants effectuant des recherches à l’étranger pour notre compte, les agents privés pour la recherche et la localisation d’une personne ou tout autre tiers mandant qui a un intérêt direct ou légitime à l’identification d’héritiers ou au règlement d’une succession.
    • Les notaires, les banques et les assurances qui nous mandatent.
  • A nos prestataires informatiques :  en cas de nécessité (maintenance, dépannage)
  • A des tiers limitativement établis :
    • Les organismes publics sur demande et dans les conditions prévues par la loi.
    • Les professions règlementées comme les avocats, les notaires ou les commissaires aux comptes.

Dans quel cadre réglementaire des données peuvent-elles être transférées hors de l’Espace Economique Européen ?

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être conduits à effectuer des recherches généalogiques hors de l’espace économique européen. Ceci nous amène parfois à communiquer des données personnelles hors de l’Espace Economique Européen.

  • Si la Commission européenne a rendu une décision d’adéquation permettant d’octroyer à ce pays la reconnaissance d’un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’Espace Economique Européen, les données seront transmises sur ce fondement. 
  • Si le niveau de protection n’a pas été reconnu comme adéquat par la Commission européenne, nous appliquons avec nos partenaires réguliers des garanties appropriées pour assurer la protection des données personnelles notamment à travers des clauses contractuelles types. Pour obtenir des informations complémentaires, nous proposons de nous adresser une demande écrite. 
  • En cas de communications ponctuelles avec nos partenaires, quand cela est nécessaire dans l’intérêt des personnes concernées par les recherches généalogiques, les transferts peuvent être fondées sur l’article 49.1. du RGPD relatif aux dérogations pour des situations particulières. Pour obtenir des informations complémentaires, il est nécessaire de nous adresser une demande écrite.

Comment protégeons-nous les données personnelles ?

En tant que responsable de traitement, COUTOT-ROEHRIG SA prend toutes les mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès. A cette fin, nous mettons tout en œuvre pour garantir la sécurité physique des bâtiments abritant nos systèmes informatiques.

Nous mettons en place des mesures organisationnelles et techniques appropriées. De façon générale, nous nous efforçons de protéger les données à caractère personnel en tenant compte de la sensibilité des informations en cause et des risques potentiels induits par le traitement de ces données. Nous mettons en œuvre tout moyen utile afin de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des données. Nous veillons à stocker les données dans des systèmes d’information offrant un niveau de sécurité approprié, dont l’accès est protégé, restreint et enregistré et concluons des accords de confidentialité stricts avec toutes les personnes intervenant dans le traitement des données pour notre compte.

Nous nous assurons que tous les membres du personnel et toutes les personnes qui interviennent dans le traitement des données respectent l’ensemble des règles sur la protection des données et s’engagent à maintenir confidentielles les données traitées. Nous nous assurons aussi du respect par nos sous-traitants et de nos partenaires des règles en matière de protection des données personnelles.

Quelle est la durée de conservation des données personnelles ?

Au titre des finalités énoncées ci-dessus, nous conservons les données personnelles conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables.

Les données généalogiques (en particulier les états civils et les coordonnées) collectées dans le cadre de nos activités de généalogie successorale et de recherches de bénéficiaires de contrats d’assurance-vie non réclamés et de comptes bancaires en déshérence peuvent être conservées 75 ans après clôture des dossiers y afférents afin de faciliter des recherches ultérieures dans le cadre d’un nouveau mandat. Ces données ne sont pas diffusées ; seuls les généalogistes-chercheurs de COUTOT-ROEHRIG y ont accès pour les besoins de leurs investigations.

Au-delà de cette durée, les données conservées par COUTOT-ROEHRIG sont celles accessibles via une consultation de l’état civil par chaque citoyen conformément à la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, codifiée au livre III du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) instituant le principe de la liberté d’accès aux documents administratifs.

Les données personnelles collectées dans le cadre de nos activités de fiabilisation et d’enrichissement de données font l’objet d’une durée maximum de conservation d’un an après la clôture du dossier avant d’être archivées pendant cinq ans en archives intermédiaires à des fins de contentieux.

 

De quels droits disposent les personnes et selon quelles modalités peuvent-elle les exercer ?

Conformément à la Loi  » Informatique et Libertés  » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, les personnes disposent d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que d’un droit d’opposition, du droit à la limitation du traitement, à la portabilité et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.

Les personnes peuvent exercer tous ces droits en adressant un courrier postal, accompagné d’un justificatif d’identité, à :

COUTOT ROEHRIG
Direction Organisation et Qualité
21 Boulevard Saint Germain
75005 PARIS

Concernant les données issues du SIV, les personnes peuvent exercer leur droit d’accès aux données à caractères personnel directement auprès du Ministère de l’Intérieur : delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr. Conformément à l’article R.330-11 du code de la route, les personnes concernées disposent d’un droit d’opposition à la communication à des tiers des données à caractère personnel, en vue de leur réutilisation à des fins d’enquêtes et de prospections commerciales. Il s’exerce auprès du Ministère de l’Intérieur par voie électronique à l’adresse suivante : https//immatriculation.ants.gouv.fr, rubriques « Accéder à mon espace/Mon espace véhicule/Effectuer une nouvelle demande/Je souhaite faire une autre demande/signaler un changement sur ma situation personnelle/modifier mon droit d’opposition ». Pour toute question relative à l’exercice des droits ou sur le traitement de données dans ce dispositif les personnes peuvent contacter le délégué à la protection des données auprès du Ministère de l’Intérieur aux coordonnées suivantes : Par voie électronique : delegue-protection-donnees[at]interieur.gouv.fr ; Par voie postale : Ministère de l’Intérieur, A l’attention du délégué à la protection des données, Place Beauvau 75800 Paris Cedex 08.

Les personnes peuvent, si elles le jugent nécessaire et après nous avoir contactés, introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

La société COUTOT-ROEHRIG a désigné un délégué à la protection des données, qui peut être joint à l’adresse mail dpo[at]coutot-roehrig.com afin d’obtenir toute information utile.

Nous nous réservons le droit de modifier ou d’adapter nos mesures de sécurité et de protection des données, notamment en raison d’évolutions technologiques, techniques ou réglementaires. Les personnes seront informées par le biais de notre site www.coutot-roehrig.com et pourront directement prendre connaissance de la dernière version.

Vidéo-surveillance

La société COUTOT ROEHRIG a placé ses locaux parisiens et lyonnais sous vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité de son personnel et de ses biens. Les images enregistrées dans ce dispositif ne sont pas utilisées à des fins de surveillance du personnel ni de contrôle des horaires. La base légale du traitement est l’intérêt légitime. Les employés de la société sont filmés par le dispositif. Les visiteurs occasionnels des locaux de la société sont également susceptibles d’être filmés.

Les images peuvent être visionnées, en cas d’incident, par le personnel habilité de la société COUTOT-ROEHRIG (service informatique ou service des ressources humaines) et par les forces de l’ordre. Les personnels de la société en charge de la maintenance du matériel peuvent également accéder aux images, à cette seule fin.

Les images sont conservées un mois maximum.

En cas d’incident lié à la sécurité des personnes et des biens, les images de vidéosurveillance peuvent néanmoins être extraites du dispositif. Elles sont alors conservées sur un autre support le temps du règlement des procédures liées à cet incident et accessibles aux seules personnes habilitées dans ce cadre.

Les droits des personnes s’exercent comme les autres traitements sur la base de l’article 10 de la présente politique.